Archiwizacja dokumentów czyli nie taki diabeł straszny jak go malują

Początek każdego roku kalendarzowego upływa w firmach i biurach pod znakiem inwentaryzacji oraz biurowych porządków. Dokumenty nagromadzone przez cały rok musimy skrupulatnie przejrzeć i zarchiwizować w przyjazny nam sposób.

Na rynku artykułów biurowych możemy znaleźć różnego rodzaju teczki, segregatory i skoroszyty, które sprawią, że biurowe porządki przestaną spędzać nam sen z powiek. Poniżej przedstawię kilka sposobów segregowania dokumentów oraz podpowiem Państwu w jakie artykuły archiwizacyjne warto zainwestować.

1. Odpowiednia organizacja pracy

Przed zabraniem się za czynność jaką jest archiwizacja dokumentów zarówno domowych jak i służbowych warto zastanowić się nad naszą strategią działania. Musimy zastanowić się czy dokumenty będą układane na półkach, w szufladach czy może pudłach archiwizacyjnych.

Najpierw powinniśmy przejrzeć wszystkie dokumenty i podzielić je na kategorie, które później będziemy dokładnie segregować.

Pamiętajmy, że niektóre dokumenty musimy przechowywać przez dłuższy czas a inne możemy od razu niszczyć – to kryterium jest także bardzo ważne podczas przeglądania wszystkich umów, pism czy rachunków.

Po wstępnym przeanalizowaniu jakie dokumenty powinniśmy posegregować i jakiej są one wielkości możemy zabrać się za sporządzenie listy artykułów archiwizacyjnych które pomogą nam zapanować nad całym tym bałaganem.

2. Kto nie sortuje ten żałuje :)

Odpowiednie posortowanie wszystkich dokumentów to klucz do sukcesu. Usiądź wygodnie na podłodze lub przy dużym stole i poukładaj na „kupki” wszystkie „papierzyska”.

Bardzo przydatne w takiej sytuacji stają się kolorowe karteczki. Na karteczkach w różnych kolorach opisz kategorie dokumentów i odkładaj je w oznaczone wcześniej miejsce – ten sposób jest bardzo prosty i sprawia, że na późniejszym etapie archiwizacji będziesz dokładnie wiedziała gdzie znajdują się wybrane dokumenty bez konieczności kolejnego ich przeglądania.

Dokumenty, które nie pasują do żadnej kategorii zniszcz (o ile nie są Ci potrzebne) lub oznacz jako „brak kategorii”.

3. Kwalifikacja dokumentów do odpowiedniej kategorii

Segregując dokumenty - szczególnie te biurowe – musimy także zwrócić uwagę na normy prawne przez które jesteśmy zobowiązanie do przechowywania niektórych dokumentów nawet przez okres kilkudziesięciu lat jak na przykład dokumenty niezbędne do przyznania emerytury.

kategoria A czyli tzw. archiwalia – to dokumenty które musimy przechowywać wieczyście. Dokumenty należące do tej kategorii to księgi stanu cywilnego, akta sądowe, rejestry publiczne (hipoteki, notariaty, rejestry zastawów), oryginały map i planów, dokumentację techniczną o istotnym znaczeniu. Tego typu dokumenty

kategoria B – należą do niej dokumenty które mogą zostać zniszczone po upływie określonego czasu. Do tej kategorii zaliczać będziemy dokumenty pracownicze lub protokoły egzaminacyjne.

Dokumentacja księgowa – czas przechowywania 5 lat ( księgi podatkowe, ewidencje, rejestry, dokumenty księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania finansowe )

Dokumenty ZUS – czas przechowywania 5 lat ( dokumenty wystawione po 01.01.2012 obowiązuje 5 letni okres przechowywania natomiast te wystawione przed tą datą okres 10 letni )

Dokumentacja pracownicza – czas przechowywania 50 lat ( listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dokumenty które mogą stanowić podstawę do wypłacenia świadczenia emerytalnego)

4. Artykuły archiwizacyjne, których nie może zabraknąć w Twoim biurze i domu

segregatory: są chyba najpopularniejszymi pojemnikami służącymi do archiwizacji dokumentów zarówno w domu jak i biurze. Wykonane ze sztywnego kartonu lub tworzywa sztucznego posiadają specjalny, zamykany mechanizm pozwalający wpiąć do ich środka koszulki groszkowe z dokumentami lub odpowiednio przedziurkowane dokumenty. Segregatory są bardzo trwałe i mogą posłużyć nam wiele lat. Zawartość segregatora można opisać ręcznie lub kupić specjalne etykiety do ich oznaczania, które zadrukujemy w drukarce laserowej lub atramentowej. Na rynku możemy dostać także specjalne mocno kryjące etykiety dzięki którym jeden segregator możemy opisywać i wykorzystywać wielokrotnie.

teczki: ta metoda archiwizowania dokumentów jest popularna przede wszystkim w gospodarstwach domowych. Papierowe bądź wykonane z tworzywa teczki występują w różnych formatach i rodzajach. Możemy wyróżnić zwykłe teczki na gumkę, teczki zawiązywane, harmonijkowe, na gumkę lub chociażby profesjonalne teczki „akt osobowych”, które najczęściej znajdują zastosowanie w kadrach czy biurach księgowych. Dużym plusem teczek jest fakt, iż są lekkie, mieszczą dużo dokumentów i można przechowywać je w szufladach. Także zróżnicowanie stylistyczne teczek pozwoli każdemu na wybór odpowiedniego modelu.

pudła i kartony archiwizacyjne: są przydatne do przechowywania zarówno teczek, segregatorów jak i różnego rodzaju materiałów szkoleniowych czy pism. Większe pudła posiadają rączki ułatwiające ich przenoszenie, natomiast w mniejsze możemy poukładać potrzebne nam katalogi czy foldery.

pojemniki i szuflady na dokumenty: zarówno pojemniki jak i szuflady do archiwizacji dokumentów przydają się przede wszystkim podczas codziennej pracy w biurze. Nakładane jedna na drugą szuflady na dokumenty pozwalają kontrolować gromadzące się dzień po dniu dokumenty, które musimy mieć ciągle pod ręką. Każdą szufladkę możemy opisać markerem lub przykleić etykietę z nazwą jej zawartości. Tym sposobem wszystkie faktury, zlecenia czy umowy nie będą „przewracały się” po całym biurze. Niektóre pojemniki na dokumenty posiadają zamykane na kluczyk szuflady w których możemy przechowywać dokumenty, do których dostępu nie mogą mieć osoby nieupoważnione.

Mam nadzieję, że informacje zawarte w tym artykule pomogą Państwu uporać się z segregowaniem dokumentów i podsuną nowe pomysły na radzenie sobie z biurowym nieładem. Oczywiście wszelkie artykuły archiwizacyjne niezbędne podczas przeprowadzania tego procesu znajdą Państwo w Naszym sklepie internetowym w kategorii „archiwizacja”.